Оригінал документа, який є юридично визнаним і таким чином забезпечує якість факту, коли він встановлений. Службові записи документуються та зберігаються протягом усього терміну їх зберігання.
Офіційні записи є важливими документами, які були записані та оприлюднені і в більшості випадків пов'язані з нерухомістю. Приклади офіційних документів включають акти, права застави, іпотечні кредити, контракти, судові рішення, свідчення під присягою, довідки про звільнення з армії та карти.
Матеріали, отримані урядом, але не вважаються документами, включають: Торгові журнали, книги, журнали тощо. Постачання каталогів, брошур та оголошень.
п. Запис, створений, отриманий, санкціонований особою або отриманий від неї, яка діє в межах своїх повноважень. Повна, остаточна та завірена копія запису, особливо копія з оригінальним підписом або печаткою.
Значення офіційного документа англійською документ або набір документів, створений або оприлюднений кимось із владних повноважень: Довіреність — це офіційний документ, який дозволяє одній особі діяти від імені іншої особи.
Щоб вважатися офіційним документом, документ зазвичай має відповідати двом основним критеріям: він повинен бути виготовлений або виданий офіційним джерелом або органом, і він повинен бути в остаточній, затвердженій формі. Офіційним джерелом може бути державний орган, бізнес-організація або школа.