Прикладом активних записів може бути поточні файли співробітників, які регулярно оновлюються новою інформацією. На відміну від цього, прикладом неактивних записів можуть бути стоматологічні записи пацієнта для клієнта, який не був у стоматолога протягом 10 років.
До активних записів звертаються принаймні раз на місяць і зазвичай вони зберігаються у легкодоступному місці в офісі чи офісних системах. НЕАКТИВНІ ЗАПИСИ ВИКОРИСТОВУЮТЬСЯ РІДКО. Неактивні записи більше не використовуються на регулярній основі під час діяльності.
Неактивні файли складаються з документів та іншої інформації, яка більше не потрібна для ведення щоденних справ. Ці файли можуть складатися з податкові форми трирічної давності, замовлення на купівлю вже проданих продуктів або інформація про клієнтів, які востаннє купували у вас більше року тому.
Сховище активних записів включає всі документи у вашому офісі, які активно використовуються, наприклад: медичні файли, рентгенівські знімки, страхові документи та матеріали судових справ. Нестача місця для зберігання цих активних файлів є однією з найбільших проблем, з якою стикаються такі компанії, як ваша.
Неактивні записи стосуються пацієнти, яких не відвідували щонайменше 24 місяці. Ці записи можна розмістити в менш доступній частині офісу, наприклад, у складі, але вони все одно повинні зберігатися в безпечній та конфіденційній формі.
Коли речі або люди неактивні, вони роблять мало або нічого. Камінь, лежанка чи абонемент у спортзал, якими ви ще не користувалися, неактивні. Активний використовується з 14-го століття в значенні «відданий мирській діяльності». Якщо ви активні, ви у світі!