Допоміжні книги можуть бути записані для різноманітних видів діяльності, які впливають на бізнес і які можна впорядкувати за загальними характеристиками. Наприклад, дебіторська заборгованість (AR) обліковуються як субкнига. AR — це широкий термін, який стосується всіх продажів, за які ще не отримано оплату.
Допоміжна або допоміжна книга надає деталі, які складають сальдо конкретних рахунків головної книги. Оскільки рахунки головної книги надають лише кінцевий баланс для кожного окремого облікового запису, допоміжна книга використовується для надання деталей, які призводять до балансу головної книги.
Ще кілька прикладів допоміжних бухгалтерських книг книга кредиторської заборгованості, книга дебіторської заборгованості, книга основних засобів, книга інвентаризації та книга покупок.
Хорошим прикладом використання субрахунків може бути науковий рахунок кафедри, який має субрахунок для кожного викладача. Субрахунки створюються менеджером облікового запису/фіскальним службовцем і успадковують усі атрибути облікового запису. Субрахунки можна використовувати для обліку будь-яких бухгалтерських або бюджетних операцій.
Допоміжна бухгалтерська книга (підпорядкована книга) відстежуватиме дебіторську заборгованість за клієнтами, тоді як головна книга відображатиме загальний баланс дебіторської заборгованості всіх клієнтів. Хоча використання додаткової книги може надати більше деталей, воно також вимагає більше зусиль і часу для керування.